随着我国政治体制改革的推进和政府职能的不断调整、深化，从宏观调控国民经济运转到处理紧急突发事件保障社会安全稳定，同时政府管理城市、服务社会的功能不断完善。这些都使得离散型的政府服务越来越不能满足日益提高的社会需求。作为现代的服务型政府，其对外综合服务能力已成为衡量一个政府管理水平、投资环境的重要标准。远程视频会议系统有效地将分散的政府各个部门的资源整合起来，节省了日常差旅、会晤开支，极大的提高了政府的工作效率，使得政府办公手段得到完善和升华。
某项目需求概述
该省疆域辽阔，辖12个市、110县区，肩负着全省12个市局100多个县局的工作部署，决策下达等任务，省市部门领导为了工作的需要每周至少举行一次会议，进行决策的制定，工作的汇报部署以及实时的指导监督全省工作正常进行，市县任务更加艰巨基本上每周要组织起来召开多次会议，讨论工作的实施与进展。复杂的地形地貌，气候条件使得省市县三级范围内工作的实时有效性变得异常艰难。因此急需一套基于现有工作环境的解决方案，减少因会议带来的巨额经费，提高省市县三级政府的工作效率，达到真正高效的信息化无纸化办公。
视频会议具体应用要求
系统内部现有100M政府网络，视频会议系统要求省市领导可以看到各分会场的图像，并且能够发言讨论。各市服务器即可以独立使用，又可以作为主从结构级联使用。使用会议系统的目的包括，全省某局省市县三级范围内的决策下达，工作报告，会议讨论；各分会场对自己管辖的基层单位的会议；临时交流性会议；临时点对点沟通；政务培训；投票决议；远程调研等。并且可以同时召开多个会议，互不影响。
1、利用系统，各部门定期、不定期、随即召开各种例行会议，部门会议等，传达工作部署，组织学习讨论。各与会者只需在分会场，或办公桌面，即可以加入会议，节省会议开支，提高沟通效率，以最快的速度传达会议精神。
2、利用系统操作快捷，随时可以进行多点视频会话的特点，在紧急事务需要协调处理时，第一时间利用视频会议系统召集各有关部门参加协调讨论，做好相应的部署。政府中，诸多业务需要涉及到多个部门的协同工作。利用视频会议系统，各部门可以进行数据的共享和讨论，如电子表格的共享和讨论，Word文档的协同讨论等，同时进行实时的语音和视频对话。通过网上的协同办公，充分利用IP综合网的优势，提高办公效率。
3、系统可以同时支持内部网络的应用和对外网络的服务，并保证系统通信的安全性。利用这一特点，政府可以使用冠誉科技提供的视频会议产品在政府服务网站上建立视频对话栏目，使公众可以通过互联网上得到实时的面对面的服务（如咨询等）。
4、使用视频会议系统，政府可以进行实时交互的培训，提高网上培训的效率，把更多的业务内容以最快的速度传达到相关人员。
5、使用视频通信，进行实时的远程调度，如与监控结合，根据现场情况进行实时的调度，提高对突发事件的相应和处理速度，通过网络以最快的速度解决现场的问题。
采用视频会议系统后的效益分析
视频会议系统在某局完善的网络条件下，通过网络即时通讯技术，实现基于互联网的视频、声音、文字、文件的即时通讯服务，在网上实现人与人面对面交流。本系统具有强大的多点视频通讯、电子白板、文字对话等功能，灵活方便的会议管理功能，风格多样的文字讨论功能以及高质量的语音视频环境下，实现真正的无纸化会议和办公。
1.可以提高效率，节省会议经费
会议是政府日常工作的重要组成部分，政府作为经济与社会发展的管理部门，经常需要召开各种会议，传达方针政策，布置工作，交流经验。传统方式召开会议都要指定会场，增加会议人员的时间成本和差旅浪费；会后信息的层层传达，不及时不准确，效率不高。
2.可以进行政府远程业务培训教育，提高培训质量
公务员的业务能力关系到政府的执政能力。因此对公务员的业务培训是重要的工作。以往培训，因时间场地所限，授课方式陈旧，培训效果不佳。
3.增强民政沟通，促进社会团结
政府是为民办实事，很多时候需要听取市民的意见要求。传统的方式是通过街道办事处或乡镇汇集资料向上反馈，信息反馈速度慢，效率低，而且传输过程中容易出现错误。使用视频系统能直接让市民和政府领导直接面对面，更便捷的听取意见。
4.增强处理突发事件应急能力
自从非典事件过后，政府应急事件处理能力越来越成为大众所关注的目标。应急能力也成为了衡量一个政府管理水平的重要标准。如何建立应急处理系统成为政府极其重视的课题。而通过视频会议系统能很好的将政府各部门联系起来，能提高应急处理速度。
视频会议系统对该省政府系统提高办公效率、降低办公成本起到了积极作用，同时也为加快电子政务的建设打下了良好的基础。全省市县将利用这一系统开展各类会议、科技培训、工作交流，充分发挥系统功能，带来的间接经济效益已远远大于因传统会议带来的的人力物力成本，为促进全省信息化建设作出更大的贡献。
政府机构视频会议系统结构
为了满足支持大容量会议人数、多会议同时召开以及流畅的音视频交换的要求。网络视频会议系统在此方案中将采用主从服务器结构，12台高端专用服务器作为视频会议服务器，可容纳多点同时开会，以确保系统的稳定性和性能要求。主服务器放置在省局，从服务器共11个，分别放置在11个市局。从服务器即可以参加全省范围的会议，又可以做为单独的服务器，召开全市范围的会议。所有接入的服务器和客户端采用政府内部网的线路，服务器使用1000M服务器专用网卡，以保证正常的音视频信号的传输。另外需要考虑的一点是将服务器放置在主干/核心交换机上，使服务器和客户端的路由/交换性能达到最佳效果。
其网络拓扑图如下：
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(编辑：编辑部 来源:互联网)
